Обзор тайм-трекера primaERP

А вам тоже «не хватает времени»,  уважаемые читатели?

Продвинутые люди утверждают, что время — категория философская и не подлаживается под каждого человека отдельно.

И, если его не хватает, — налицо неумение им правильно распоряжаться.

Давно придуманы полезные инструменты для учета времени — так называемые тайм-трекеры.

Учет времени позволяет детально отследить, на что тратится самая драгоценная валюта в мире — ваше (именно ваше!) время.

Сегодня мы познакомимся с одним из облачных тайм-трекеров — primaERP. Он разработан чешской компанией ABRA Software a.s., и лично мне очень нравится.

Регистрация в тайм-трекере primaERP

Начинаем с регистрации. Идем на https://primaerp.com/, выбираем язык (существует 7 локализаций, в том числе русская и английская). Нажимаем на кнопку «начать бесплатно», вводим свой электронный адрес, логин и пароль и нажимаем на кнопку регистрации.

При регистрации вам будет предложено выбрать страну и денежную единицу. Эти и другие опции можно будет потом изменить в настройках аккаунта.

На электронную почту придет письмо с просьбой подтвердить регистрацию. Подтверждаем. Ваш аккаунт будет иметь вид https://ваш логин.primaerp.com.

Состав тайм-трекера primaERP

Тайм-трекер primaERP включает в себя три модуля – Attendance, Billing и Time Tracking. Самый простой инструмент для учета времени — это Attendance. Он позволяет отследить время, которое вы или ваша команда посвятили работе и нерабочим видом деятельности (обеду, перекурам и т.д.)

Модуль Billing позволяет вести учет почасовых ставок, позволяя оценивать в денежных единицах вашу работу и выставлять счета клиентам.

Выбрать необходимый для работы модуль можно, нажав три черточки в левом верхнем углу меню.

Наибольший интерес представляет собой модуль Time Tracking. Он является логическим развитием модуля Attendance и позволяет точно учитывать затраты времени на различные проекты, задачи или виды деятельности. Отдельно по каждому клиенту.

Это очень удобно, если вы или ваша команда ведете сразу несколько проектов. Этот модуль позволяет создавать подробные отчеты с обзором своей работы. Познакомимся с ним подробнее.

Создание клиентов в модуле Time Tracking

Первым делом надо перейти в пункт меню «управление-проекты» и скрыть Attendance Project (убрать галочку «активный»). Стартовый проект Time Tracking можно удалить, нажав на «удалить» в конце страницы.

Перед тем, как отслеживать проекты, надо ввести хотя бы одного клиента — себя. Сделать это можно из пункта меню «управление-клиенты», нажав на кнопку «+имя клиента». Если вы не собираетесь работать с клиентом primaERP,  его можно удалить.

Если нажать на кнопку «показать больше», откроется выпадающий список, где можно ввести подробные данные по клиенту: город, страна, домашний адрес, и т.д. Если вы собираетесь учитывать время, потраченное только на себя, других клиентов можно не создавать.

После того, как в аккаунте есть хотя бы один клиент, можно создавать новые проекты, которые вы хотите отслеживать.

Создание проектов в модуле Time Tracking

Создать проект можно через пункт меню «управление-проекты», нажав на кнопку «+проект». В появившемся окошке дать название проекту, код  (можно обойтись без него), имя клиента и нажать на «сохранить».

Если кликнуть на стрелочку внизу, откроется окно с дополнительными опциями, где можно назначить, оплачиваемый проект или нет (галочка в чек-боксе  «оплачиваемые»). Можно ввести планируемые затраты времени, бюджет в денежных единицах и примечание.

После того, как вы введете несколько своих проектов, у вас получится примерно следующая картина. Обратите внимание, что можно планировать затраты времени и бюджет на проекты, а можно не планировать.

Если проект масштабный, можно детализировать его с разбивкой на отдельные задачи. Для этого надо войти в проект,  перейти на вкладку «задачи», ввести задачи, нажимая на кнопку «+задача».

После того, как проекты детализированы, их перечень приобретет примерно следующий вид. Обратите внимание — теперь в детализированных проектах показывается число задач.

Отслеживание времени в модуле Time Tracking

Чтобы начать отслеживать время, надо нажать кнопку «Запуск» в правой части интерфейса, выбрать в выпадающем окне проект (и задачу из проекта, если есть), и нажать на «сохранить».

При этом под часами появится зелёная кнопка «Пауза» и красная кнопка «Стоп».

В этом же окошке будет название проекта и задачи, которая в данный момент выполняется.

После нажатия на кнопку «Стоп» затраченное время зафиксируется.

Если вы затратили время, но забыли его зафиксировать, можно внести запись «задним числом». Просто кликните на «рабочий стол» тайм-трекера в нужную дату и примерное время. И выпадающем списке впишите проект, задачу и затраты времени.

В результате за рабочую неделю будет сформирована примерно следующая картина.

Если вы будете честно фиксировать время, то увидите, сколько времени у вас уходит собственно на работу. Может быть, после этого у вас появится непреодолимое желание перестать пользоваться тайм-трекером. Он же, вражина, все видит )))

Отчеты в модуле Time Tracking

В окошке под часами чёрными столбиками отражены затраты времени по дням недели. А рядом с ними серые столбики — затраченное время  в соответствующие дни предыдущей недели. Если кликнуть в районе этого окошка, появится окно с обзором затрат времени и заработков за неделю.

Можно выбрать любую предыдущую неделю. Календарь находится в верхней части инфо-панели календаря. Time Tracker позволяет сформировать различные отчеты по проектам, клиентам с различными переменными промежутками — неделя, месяц, год.

Я не ставил себе целью исчерпывающе описать все функции этого тайм-трекера. PrimaERP имеет интуитивно понятный интерфейс, и, начав его использовать, вы быстро всё поймёте. И сможете эффективно тратить свое время себе во благо. Если захотите.

Заканчивая, отметим, что существует возможность интеграции primaERP и событий Google календарь и календарь Microsoft Exchange. Это удобно, если вы работаете в MS Exchange Online (Office 365). Для осуществления интеграции нужно зайти в настройки Time Tracking.

Лично мне этот тайм-трекер очень нравится.

Бесплатная версия ограниченная тремя пользователями. Но заплатив денежку, можно расширить команду.

Успехов в личной эффективности, уважаемые читатели!

Можно еще почитать.

Обзор тайм-трекера Toggl